SERANG, Mediabooster.news – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Serang terus mendorong peningkatan tata kelola kearsipan di lingkungan pemerintahan. Upaya tersebut dilakukan melalui sosialisasi, pembinaan, pengawasan, hingga penguatan sarana dan prasarana kearsipan guna mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, efektif, dan akuntabel.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Serang, dr. Rahmat Fitriadi, mengatakan pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan, mulai dari tingkat perangkat daerah, kecamatan, hingga desa.
Menurutnya, arsip memiliki peran strategis sebagai sumber informasi dan bukti administrasi yang harus dikelola dengan baik. Hal tersebut tidak hanya berlaku bagi pemerintah, tetapi juga bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
“Arsip itu sangat penting. Dalam kehidupan pribadi, kita memiliki arsip seperti akta kelahiran, ijazah, dan dokumen lainnya. Begitu juga dalam pemerintahan, ada arsip surat-menyurat, perbendaharaan, aset, dan berbagai dokumen penting lainnya yang harus dikelola dengan baik,” ujar Rahmat.
Ia menjelaskan, langkah awal yang dilakukan DPKD Kabupaten Serang adalah membangun komitmen serta meningkatkan pemahaman para pengelola arsip melalui kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis (bimtek).
Melalui kegiatan tersebut, diharapkan pengelolaan arsip tidak lagi dipandang sebagai pekerjaan administratif semata, melainkan menjadi bagian penting dari sistem tata kelola pemerintahan yang profesional.
Setelah membangun komitmen, DPKD Kabupaten Serang juga mendorong peningkatan kapasitas sumber daya manusia yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip di masing-masing perangkat daerah.
Sebagai langkah konkret, dalam penyusunan perencanaan tahun anggaran 2027, DPKD telah meminta setiap organisasi perangkat daerah (OPD) untuk mengalokasikan anggaran bagi kebutuhan pengelolaan kearsipan.
Selain itu, DPKD juga telah menerbitkan surat edaran melalui Sekretaris Daerah agar setiap perangkat daerah menyediakan sarana dan prasarana kearsipan dengan anggaran minimal Rp10 juta pada tahun 2027.
Anggaran tersebut diharapkan dapat dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan peralatan, pelatihan, hingga alat tulis kantor (ATK) yang mendukung pengelolaan arsip sesuai kebutuhan masing-masing OPD.
“Ini merupakan langkah awal. Kita mendorong agar setiap perangkat daerah memiliki sarana kearsipan yang memadai. Kebutuhannya tentu disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan masing-masing OPD,” jelasnya.
Di sisi lain, DPKD Kabupaten Serang juga terus melaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan sebagai bagian dari upaya memastikan penerapan tata kelola arsip berjalan sesuai ketentuan.
Pengawasan kearsipan terhadap perangkat daerah telah dilaksanakan melalui penilaian indeks pengawasan kearsipan pada triwulan I dan II. Seluruh perangkat daerah telah menyelesaikan tahapan pengawasan tersebut.
Saat ini, pengawasan juga tengah dilakukan di tingkat kecamatan. Berdasarkan laporan terakhir, sebanyak 19 kecamatan telah selesai menjalani pengawasan, sementara 10 kecamatan lainnya masih dalam proses pelaksanaan.
Hasil pengawasan tersebut nantinya akan menjadi dasar bagi DPKD untuk melakukan pemetaan terhadap potensi, kebutuhan, serta berbagai persoalan kearsipan yang dihadapi perangkat daerah dan kecamatan.Tidak berhenti di tingkat pemerintahan daerah, DPKD Kabupaten Serang juga menyiapkan langkah pembenahan tata kelola kearsipan hingga tingkat desa.
Sebanyak 326 desa di Kabupaten Serang menjadi sasaran pengembangan program kearsipan ke depan. Untuk merealisasikan rencana tersebut, DPKD telah melakukan konsultasi dan koordinasi dengan Kementerian Desa dan Pembangunan Daerah Tertinggal (Kemendes PDT), termasuk jajaran Badan Pengembangan dan Informasi serta Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Koordinasi tersebut menjadi langkah awal dalam menyusun konsep program pembenahan kearsipan desa yang direncanakan mulai dikembangkan pada 2027.
Rahmat menyampaikan, program tersebut membutuhkan perencanaan yang matang serta kolaborasi lintas kementerian dan lembaga agar pelaksanaannya dapat berjalan efektif dan memberikan manfaat nyata bagi masyarakat.
“Kita tidak bisa langsung melaksanakan tanpa konsep yang jelas. Karena itu, kita sedang menyusun pendekatan dan perencanaan agar program pembenahan kearsipan desa ini bisa diwujudkan secara bertahap,” ungkapnya.
Ia berharap, melalui sinergi dengan Kemendes PDT, ANRI, serta kementerian terkait lainnya, Kabupaten Serang dapat menghadirkan model pengelolaan kearsipan desa yang baik dan berpotensi menjadi percontohan nasional.
Menurutnya, pengelolaan arsip yang tertib di tingkat desa akan memberikan dampak positif terhadap pelayanan publik, sekaligus mempermudah masyarakat dalam mengakses informasi dan memperoleh dokumen yang dibutuhkan.
“Harapannya, pada 2027 nanti ada pertemuan lanjutan bersama kementerian dan lembaga terkait untuk merealisasikan program ini. Mudah-mudahan Kabupaten Serang bisa menjadi percontohan nasional. Yang terpenting, manfaatnya dapat dirasakan langsung oleh masyarakat,” pungkasnya.
Melalui berbagai langkah tersebut, DPKD Kabupaten Serang berkomitmen memperkuat tata kelola kearsipan secara menyeluruh, mulai dari perangkat daerah hingga pemerintahan desa, sebagai bagian dari upaya mewujudkan pemerintahan yang tertib administrasi, transparan, dan berkualitas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. (dkm)
